Ewidencja czasu pracy RODO, czyli bezpieczeństwo danych pracowników
Grafik i ewidencja czasu pracy to dane osobowe pracowników: imiona, godziny, nieobecności. Dlatego bezpieczeństwo traktujemy jako część produktu, a nie dodatek. Poniżej opisujemy konkretnie to, co Zespołowo zapewnia, bez ogólników i bez deklaracji, których nie da się sprawdzić.
Dane pracowników w grafiku i ewidencji
Pracodawca, który wprowadza zespół do systemu, pozostaje administratorem danych swoich pracowników, a Zespołowo przetwarza je wyłącznie w jego imieniu. Warunki takiego powierzenia zawiera umowa powierzenia przetwarzania danych, która jest częścią regulaminu. Nie musisz podpisywać osobnego dokumentu ani prosić o jego przesłanie, bo obowiązuje od chwili założenia konta.
- Dane zespołu służą wyłącznie do układania grafiku, ewidencji i urlopów.
- Nie wykorzystujemy ich do żadnych innych celów.
- Zakres danych ograniczasz sam, wprowadzając tylko to, czego potrzebujesz.
Szyfrowanie połączeń
Cała komunikacja między przeglądarką lub aplikacją a Zespołowo odbywa się przez szyfrowane połączenie. Dane grafiku, godziny i dane logowania nie podróżują siecią otwartym tekstem. Hasła do kont są przechowywane w postaci skrótu, a nie jawnego tekstu.
- Szyfrowane połączenie dla panelu i aplikacji.
- Hasła zapisane wyłącznie jako skrót.
- Kod weryfikacyjny wysyłany na adres e-mail właściciela konta.
Dostęp według ról
Nie każdy musi widzieć wszystko. Kierownik ma dostęp do grafiku swojej zmiany, kadry do ewidencji i wniosków urlopowych, a właściciel do zestawień całej firmy. W planie Sieć możesz zdefiniować własne role i dopasować je do struktury organizacji. Dzięki temu ograniczasz krąg osób, które widzą godziny i nieobecności pracowników, do tych, którzy ich naprawdę potrzebują. Więcej o organizacji dużej firmy w opisie rozwiązań dla firm.
- Role: kierownik, kadry, właściciel.
- Pełne, własne role w planie Sieć.
- Pracownik widzi własny grafik i godziny.
Dziennik zmian w grafiku
W planie Sieć każda poprawka w grafiku zostaje zapisana: kto ją wprowadził, kiedy i co zmienił. Jeśli pracownik kwestionuje godziny albo pojawi się pytanie o korektę wstecz, możesz odtworzyć przebieg zdarzeń. To także podstawa rzetelnej ewidencji czasu pracy, bo ślad zmian dowodzi, że dokumentacja nie była zmieniana po cichu.
- Autor, data i godzina każdej korekty.
- Poprzednia i nowa wartość zmiany.
- Historia dostępna dla uprawnionych ról.
Eksport i usunięcie danych na żądanie
Dane należą do Twojej firmy. Możesz je wyeksportować do plików PDF, XLSX i CSV, a po zakończeniu korzystania z usługi zażądać ich usunięcia. Szczegółowe zasady okresów przechowywania i usuwania opisuje polityka prywatności. Nie ma sytuacji, w której musisz walczyć o odzyskanie własnych godzin pracy zespołu.
- Eksport grafików i kart czasu pracy do pliku.
- Usunięcie danych zespołu na żądanie właściciela konta.
- Lista tego, co przechowujemy, w polityce prywatności.
Czy mogę zażądać usunięcia danych
Tak. Właściciel konta może poprosić o usunięcie danych zespołu na adres [email protected].
Czy potrzebuję osobnej umowy powierzenia
Nie. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest częścią regulaminu i obowiązuje od założenia konta.
Czy hasła są widoczne dla obsługi
Nie. Hasła są przechowywane jako skrót.
Sprawdź na własnym zespole
Zobacz, jak wygląda grafik i ewidencja, zanim wprowadzisz dane do konta.
Ułóż grafik