Program do ewidencji czasu pracy pracowników
Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy każdego zatrudnionego, a na koniec miesiąca musi z niej wynikać, kto, kiedy i ile pracował. Zespołowo zbiera te dane w jednym miejscu: godziny z grafiku, odbicia z telefonu lub tabletu i korekty kierownika, a z nich buduje kartę czasu pracy gotową do podpisu, wydruku i rozliczenia płac.
Dlaczego ewidencja w arkuszu zawodzi
Ewidencja prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym działa tak długo, jak długo ktoś pamięta o jej uzupełnieniu. Gdy grafik leży w jednym pliku, a rzeczywiste godziny w kartkach, wiadomościach i pamięci kierowników, na koniec miesiąca trzeba je godzina po godzinie zestawiać. Rośnie ryzyko pomyłek w nadgodzinach, w pracy w niedziele i w dyżurach, a każda pomyłka przekłada się na wypłatę.
- Godziny planowane i przepracowane żyją w różnych plikach.
- Poprawki po fakcie nie zostawiają śladu, kto je wprowadził.
- Karta czasu pracy powstaje dopiero pod presją terminu płacowego.
Jak działa ewidencja czasu pracy w Zespołowo
Punktem wyjścia jest automatyczny grafik pracy, z którego system zna planowane zmiany każdej osoby. Faktyczne godziny wpadają z rejestracji czasu pracy w telefonie albo na tablecie przy wejściu. Różnice między planem a rzeczywistością widać od razu, więc kierownik poprawia je na bieżąco, a nie na końcu miesiąca.
- Każda zmiana ma godzinę rozpoczęcia, zakończenia i przerwy.
- Korekta kierownika jest zapisana wraz z autorem, a w planie Sieć także w dzienniku zmian.
- Suma godzin jest porównywana z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym.
Karta czasu pracy i eksport
Z danych ewidencji powstaje karta czasu pracy dla każdego pracownika oraz zestawienie dla całego zespołu. Plik pobierasz jako PDF do podpisu albo jako XLSX do dalszej obróbki. W planach Firma i Sieć dostępny jest też eksport do programu kadrowo-płacowego w formacie CSV i XLSX, dzięki czemu księgowość nie przepisuje godzin ręcznie.
- Karta czasu pracy w PDF i XLSX w każdym planie.
- Eksport do programu kadrowo-płacowego w planach Firma i Sieć.
- Równoważny czas pracy i okresy rozliczeniowe do 12 miesięcy w planach Firma i Sieć.
- Zestawienie nadgodzin, nocy i pracy w niedziele.
Dla kogo jest program do ewidencji czasu pracy
Program trafia do firm, w których zmiany się zmieniają: sklepów, lokali gastronomicznych, magazynów, zakładów produkcyjnych, firm ochrony i placówek opieki. Kierownik zmiany widzi, kto jest w pracy, kadrowa dostaje gotowe zestawienie, a właściciel ma pewność, że dokumentacja zgadza się z grafikiem. Szczegóły obsługi całej organizacji opisujemy na stronie dla firm, a zasady zabezpieczenia danych na stronie o ewidencji czasu pracy i RODO.
Ewidencja gotowa na kontrolę
Podczas kontroli pracodawca pokazuje, że ewidencja jest prowadzona rzetelnie i obejmuje wszystkich zatrudnionych. Zespołowo przechowuje historię każdej zmiany, więc łatwo odtworzyć, ile godzin pracownik przepracował w wybranym miesiącu. Więcej o tym, jak przygotować się do sprawdzenia dokumentacji, znajdziesz w opisie kontroli czasu pracy.
Czy ewidencja czasu pracy wymaga czytników i kart
Nie. Godziny rejestrujesz w telefonie pracownika lub na jednym tablecie w punkcie, a w planach Firma i Sieć z geolokalizacją.
Czy mogę poprawić godziny po fakcie
Tak. Kierownik koryguje wpis, a system zapisuje, kto i kiedy go zmienił.
Czy ewidencja obejmuje wnioski urlopowe
Tak, w planach Firma i Sieć urlopy z wniosków urlopowych trafiają do karty czasu pracy.
Zacznij od grafiku
Wklej listę zespołu, wybierz model pracy i miesiąc, a dostaniesz grafik, z którego ewidencja zaczyna się sama.
Ułóż grafik