Grafik pracy w hotelu i pensjonacie dla recepcji i pokojowych
Zespołowo układa grafik pracy w hotelu, pensjonacie i apartamentach tak, żeby recepcja miała obsadę o każdej porze, pokojowe zaczynały przed wymeldunkami, a nikt nie kończył nocy i nie wracał po kilku godzinach. Wklejasz zespół, ustawiasz zmiany i minimalną obsadę, a program rozkłada dyżury i sprawdza je z Kodeksem pracy.
Co komplikuje grafik pracy w hotelu
Hotel pracuje bez przerwy, a obłożenie zmienia się z tygodnia na tydzień. Weekend z weselem wymaga dodatkowych osób na sali i w pokojach, a środa w listopadzie prawie nikogo. Kierownik układa grafik pod rezerwacje i jednocześnie pilnuje przepisów. Te same problemy wracają co miesiąc:
- recepcja nocna zostaje bez zastępstwa, gdy ktoś bierze zwolnienie,
- po nocnym dyżurze ktoś dostaje zmianę poranną i odpoczywa krócej niż 11 godzin,
- pokojowe pracują na zlecenie lub w niepełnym wymiarze, więc godziny trzeba liczyć osobno,
- weekendy i święta rozkładają się nierówno i zespół to widzi,
- zamiany przez komunikator nie trafiają do wspólnego grafiku, a recepcja nie wie, kto faktycznie przyjdzie.
Jak Zespołowo układa grafik dla hotelu
Wklejasz imiona zespołu, wybierasz miesiąc i układ pracy. Dla recepcji możesz ustawić dwie zmiany po dwanaście godzin albo trzy zmiany po osiem, dla pokojowych jedną zmianę poranną z ruchomym początkiem. Przy każdej osobie wpisujesz wymiar etatu, a minimalną obsadę zapisujesz osobno dla recepcji, pokoi, śniadań i sali.
Program rozkłada zmiany, dzieli weekendy i święta po równo i sprawdza odpoczynek dobowy 11 godzin oraz tygodniowy 35 godzin z art. 132 i art. 133 Kodeksu pracy. Dostajesz siatkę z osobami w wierszach i dniami w kolumnach oraz raport z dniami bez obsady i przekroczeniami wymiaru. Ręczna poprawka w jednej komórce przelicza raport od razu. Zasady układania opisujemy na stronie o automatycznym grafiku pracy, a jeśli pracujecie w trybie trzyzmianowym, zobacz grafik 3 zmianowy.
Funkcje ważne dla kierownika hotelu
- Minimalna obsada na zmianę, z ostrzeżeniem, gdy w grafiku zostaje noc bez recepcjonisty.
- Układy dwunastogodzinne i całodobowe, opisane w tekście o grafiku 12 na 24.
- Zamiany zmian w aplikacji do grafiku pracy: pracownik prosi o zamianę, kolega akceptuje, a ty zatwierdzasz.
- Równy podział weekendów i świąt, żeby zespół nie liczył, kto pracował częściej.
- Rejestracja czasu pracy na tablecie w recepcji, a z niej karta czasu pracy i eksport do PDF i XLSX dla księgowości.
- Wnioski urlopowe i plan urlopów w planach Firma i Sieć, żeby wolne nie nałożyło się na sezon. Szczegóły w opisie wniosków urlopowych.
Arkusz czy program do grafiku w hotelu
Przy kilku osobach w małym pensjonacie arkusz wystarcza. Przy kilkunastu osobach, nocnej recepcji i sezonowych zmianach każda poprawka oznacza ręczne sprawdzanie godzin i odpoczynku. Arkusz nie ostrzeże, że ktoś kończy nocną zmianę o 7:00, a ma wpisaną poranną następnego dnia. Program sprawdza to przy każdej zmianie w komórce.
Zespołowo nie zastępuje systemu hotelowego z rezerwacjami, kasą i fakturami gości. Odpowiada za drugą stronę: kto pracuje w jakie dni i ile godzin ma w miesiącu. Dla restauracji i sali śniadaniowej w hotelu przydatny bywa też opis grafiku w gastronomii.
Dla kogo jest grafik pracy w hotelu
Rozwiązanie jest dla właścicieli i kierowników pensjonatów, hoteli, apartamentów i ośrodków wypoczynkowych z zespołem od kilku do kilkudziesięciu osób. Zespół do 15 osób mieści się w planie Zespół za 249 zł netto miesięcznie. Obiekt do 50 osób albo z kilkoma lokalizacjami wybiera plan Firma za 499 zł netto miesięcznie, a większa grupa hoteli plan Sieć za 999 zł netto. Cena jest za zespół, a nie za każdą osobę, więc dodatkowe osoby na sezon w ramach limitu planu nie zmieniają rachunku. Porównanie planów znajdziesz w cenniku.
Jak ułożyć grafik pracy w hotelu
Wklej imiona zespołu, wybierz miesiąc, układ zmian i minimalną obsadę recepcji. Program rozłoży dyżury po równo, a raport zgodności pokaże przekroczenia odpoczynku 11 i 35 godzin. Potem opublikuj grafik zespołowi w aplikacji.
Czy grafik obsłuży recepcję całodobową
Tak. Ustawiasz zmiany dwunastogodzinne albo trzy zmiany po osiem godzin i minimalną obsadę na każdą z nich. Program ostrzega, gdy któraś noc zostaje bez osoby przy recepcji.
Czy mogę prowadzić grafik dla kilku obiektów
Tak. Plany Firma i Sieć obejmują kilka lokalizacji, a każdy obiekt ma własny zespół, zmiany i obsadę.
Czy pracownicy sezonowi i na niepełny etat liczą się osobno
Tak. Dla każdej osoby ustawiasz wymiar etatu, a program liczy wymiar czasu pracy w miesiącu osobno dla każdego pracownika.
Ułóż grafik dla swojego hotelu
Wklej zespół, ustaw zmiany i zobacz cały miesiąc w kilka minut.
Ułóż grafik