Grafik pracy w Excelu czy w programie i kiedy opłaca się zmienić

Zostań przy Excelu, jeśli układasz grafik dla kilku osób na jednej zmianie i nikt nie pracuje w nocy. Przejdź na program, gdy zespół ma więcej niż kilkanaście osób, kilka zmian lub lokalizacji, albo gdy przy każdej poprawce musisz ręcznie liczyć godziny i odpoczynek. W Zespołowo plan dla do 15 osób kosztuje 249 zł netto miesięcznie.

1. Układanie miesiąca zajmuje ponad dwie godziny. Większość czasu to nie decyzje, tylko liczenie i szukanie błędów.

2. Pracownicy pytają, jaką mają zmianę, bo plik leży u kierownika albo jest jego starsza wersja.

3. Zdarza się, że ktoś dostaje poranną zmianę po nocnej. Arkusz tego nie zauważy, bo nie zna odpoczynku 11 godzin.

4. Zamiany zmian ustalacie w komunikatorze i nikt nie aktualizuje pliku.

5. Księgowość prosi o godziny, a ty przepisujesz je z grafiku do drugiego arkusza.

6. Urlopy trzymasz w osobnym miejscu i grafik trzeba układać drugi raz po zatwierdzeniu wniosków.

Dwa z tych sygnałów to jeszcze wygoda. Cztery lub więcej oznaczają, że arkusz kosztuje więcej, niż wynosi abonament.

Excel wygrywa tam, gdzie liczy się pełna dowolność formatu i zero nowych narzędzi. Program wygrywa tam, gdzie kosztem jest czas i błędy.

Załóżmy ilustracyjnie, że kierownik układa i poprawia grafik trzy godziny miesięcznie więcej niż w programie. Przy kosztach pracy kierownika rzędu 60 zł za godzinę to około 180 zł miesięcznie, zanim policzysz pomyłki, które kończą się dopłatą za godziny albo uwagą inspekcji pracy. To przykład do podstawienia własnych liczb, a nie obietnica oszczędności. Jeśli twój czas i błędy kosztują mniej niż abonament, zostań przy arkuszu.

Arkusz nie wymaga wdrożenia ani zgody zespołu. Otwierasz plik i pracujesz. Daje pełną swobodę formatu: możesz dodać kolumnę z notatką, kolorem dla stażystów albo własnym wzorem na premię. Dla trzyosobowego sklepiku z jedną zmianą taki plik jest szybszy niż jakiekolwiek logowanie. Problem zaczyna się, gdy plik ma być jednocześnie planem, kontrolą przepisów, komunikatem dla zespołu i podstawą do rozliczenia godzin. Wtedy każda funkcja ręcznie dopisana w komórkach to kolejne miejsce na pomyłkę, a odejście osoby, która ten arkusz stworzyła, zostawia firmę z plikiem, którego nikt nie rozumie.

Program nie zdecyduje, kto ma pracować w święta, i nie zastąpi rozmowy z zespołem. Nie ułoży dobrego grafiku, jeśli obsada jest za mała, żeby zachować odpoczynek. Zrobi natomiast coś, czego arkusz nie potrafi: powie to od razu, wskaże osobę i dzień, i pokaże, ile osób brakuje. Decyzja, czy zatrudnić kogoś na zastępstwo, czy zmienić godziny otwarcia, zostaje po twojej stronie, ale podejmujesz ją na liczbach, a nie na przeczuciu.

• Ile osób układa lub poprawia grafik i ile czasu to zajmuje miesięcznie?
• Ile zmian lub poprawek w ostatnim kwartale wynikało z pomyłki w odpoczynku albo godzinach?
• Czy pracownicy zawsze mają dostęp do aktualnej wersji?
• Czy księgowość dostaje godziny bez przepisywania?
• Czy w przyszłym roku zespół lub liczba lokalizacji wzrośnie?

Jeśli na większość pytań odpowiedź wskazuje na ręczną pracę i ryzyko, program zwróci się szybko. Jeśli nie, zostań przy arkuszu i wróć do tematu przy kolejnym zatrudnieniu.

Nie musisz importować historii. Wklej imiona zespołu, ustaw wymiar etatu, wybierz układ zmian i minimalną obsadę, a program ułoży następny miesiąc. Stary arkusz zostaje jako archiwum. Pracownicy dostają dostęp do aplikacji i widzą swoje zmiany w telefonie. Jak działa układanie, opisujemy na stronie automatycznego grafiku pracy, a kryteria wyboru programu w tekście program do grafiku pracy, jak wybrać. Gdy zaczniecie od grafiku, kolejny krok to rejestracja czasu pracy, czyli godziny faktycznie przepracowane w jednym miejscu.

Zmiana grafiku nie zmienia obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, więc zachowaj dotychczasowe pliki zgodnie z zasadami przechowywania. Wnioski urlopowe i inne dokumenty kadrowe warto w tym samym czasie przenieść do jednego obiegu, na przykład w elektronicznym obiegu dokumentów, żeby akceptacje nie wracały do skrzynek e-mail.

Tak, forma grafiku nie jest regulowana. Liczy się, żeby spełniał przepisy: odpoczynek dobowy 11 godzin, tygodniowy 35 godzin i wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Arkusz tego nie sprawdza, więc odpowiedzialność za kontrolę spada na osobę układającą grafik.

Opłaca się, gdy czas układania i poprawiania grafiku oraz ryzyko błędów kosztują więcej niż abonament. Zwykle dzieje się to przy zespole powyżej kilkunastu osób, zmianach nocnych albo kilku lokalizacjach.

Tak. Grafik wyeksportujesz do PDF i XLSX, więc nie zostajesz zamknięty w narzędziu.

Najlepszy test to prawdziwy miesiąc twojego zespołu. Wklej imiona, ustaw zmiany i porównaj wynik z własnym arkuszem.