Program do grafiku pracy jak wybrać dla swojego zespołu

Wybierz program, który sam układa zmiany, sprawdza odpoczynek 11 i 35 godzin, pokazuje grafik pracownikom w telefonie i liczy godziny do ewidencji. Cena powinna być za zespół, nie za osobę, a okres próbny pozwala sprawdzić wszystko na własnych danych. Jeśli program tylko rysuje tabelę, nie różni się od arkusza.

Najwięcej różnic jest tutaj. Część narzędzi to cyfrowy kalendarz, w którym ręcznie wpisujesz każdą zmianę. Zyskujesz dostęp z telefonu, ale pracy nie ubywa. Drugi rodzaj to generator, który na podstawie zespołu, wymiaru czasu i minimalnej obsady proponuje cały miesiąc, a ty tylko poprawiasz wyjątki.

Przy zespole powyżej pięciu osób różnica to zwykle kilka godzin miesięcznie. Zapytaj sprzedawcę, ile czasu zajmuje ułożenie grafiku od zera dla twojego zespołu i poproś o pokaz na takich danych. Zobacz, jak działa automatyczny grafik pracy, gdy układanie bierze na siebie program.

Najkosztowniejsze błędy w grafikach to odpoczynek dobowy poniżej 11 godzin, brak 35 godzin odpoczynku tygodniowego i godziny ponad wymiar w okresie rozliczeniowym. Inspekcja pracy sprawdza je w dokumentach, a nie w intencjach kierownika.

Dobry program ostrzega przed publikacją grafiku, a nie po wypłacie. Szukaj raportu zgodności, który wskazuje konkretną osobę i konkretny dzień. Dla zmian 12-godzinnych sprawdź też, czy program obsługuje okres rozliczeniowy, o którym piszemy w artykule o równoważnym czasie pracy.

• ostrzeżenie o odpoczynku 11 godzin przy każdej zmianie,
• kontrola 35 godzin tygodniowego odpoczynku,
• porównanie godzin z wymiarem czasu pracy w miesiącu,
• raport do pokazania przy kontroli lub w księgowości.

Grafik, który wisi na drzwiach, jest nieaktualny następnego dnia. Pracownik powinien widzieć swoje zmiany w telefonie, dostawać informację o zmianie i prosić o zamianę bez dzwonienia do kierownika. Sprawdź, czy zamiany wymagają zatwierdzenia i czy program pilnuje odpoczynku przy zamianie, bo to najczęstsze źródło błędów po publikacji. Szczegóły działania takiej aplikacji do grafiku pracy warto obejrzeć na telefonie, a nie na slajdach.

Grafik to plan. Księgowość potrzebuje godzin faktycznie przepracowanych. Jeśli program kończy na planie, ktoś nadal przepisuje dane do arkusza na koniec miesiąca. Lepiej, gdy pracownicy rozpoczynają i kończą zmianę w tym samym narzędziu, a z godzin powstaje karta czasu pracy z eksportem do PDF lub XLSX. Połączenie planu z rejestracją czasu pracy usuwa najbardziej żmudny etap miesiąca.

Grafik układany bez urlopów trzeba układać drugi raz. Sprawdź, czy wnioski urlopowe i plan urlopów zespołu wpływają na obsadę, tak aby program nie przydzielał zmian osobie na urlopie. To kryterium często rozstrzyga o wyborze przy zespołach powyżej dziesięciu osób. Odpowiedzią jest program kadrowy do urlopów połączony z grafikiem.

Przy okazji planowania zespołu warto pamiętać, że nowa osoba przed pierwszą zmianą potrzebuje aktualnych badań. Terminy i skierowania uporządkujesz w usłudze badań medycyny pracy dla firm, więc nowy pracownik trafia do grafiku dopiero z ważnym orzeczeniem.

Modele cenowe dzielą się na dwa. Cena za osobę rośnie razem z zespołem i przy sezonowym zatrudnieniu zaskakuje na fakturze. Cena za zespół daje stały rachunek w ramach limitu osób i lokalizacji. Zapytaj, czy cena jest netto, czy brutto, co obejmuje abonament i czy dodatkowe moduły są płatne osobno.

W Zespołowo plan Zespół kosztuje 249 zł netto miesięcznie dla do 15 pracowników, plan Firma 499 zł netto dla do 50 pracowników i 5 lokalizacji, a plan Sieć 999 zł netto dla do 150 pracowników. Pełne zestawienie jest w cenniku.

Grafik zawiera imiona, godziny pracy i często dane do rozliczeń, więc to dane osobowe. Zapytaj o szyfrowane połączenia, dostęp według ról, możliwość eksportu i usunięcia danych na żądanie oraz o umowę powierzenia przetwarzania. Program, który nie odpowie na te pytania w jednym mailu, nie nadaje się do firmy z kilkudziesięcioma pracownikami. Nasze podejście opisujemy w sekcji o bezpieczeństwie danych pracowników.

1. Czy mogę ułożyć grafik na prawdziwych danych mojego zespołu w czasie pokazu?

2. Jak program zachowuje się, gdy obsada jest za mała, żeby zachować odpoczynek?

3. Czy zamiany zmian są kontrolowane pod kątem odpoczynku?

4. Czy cena zależy od liczby pracowników i lokalizacji?

5. Jak wygląda eksport dla księgowości i czy mogę wyjść z programu z własnymi danymi?

6. Czy mogę zacząć od jednego działu i dołożyć kolejne?

Zespołowo spełnia siedem opisanych kryteriów: układa miesięczny grafik, sprawdza odpoczynek, pokazuje zmiany w telefonie, liczy godziny do ewidencji i pozwala planować urlopy. Dla sklepów, restauracji, produkcji i ochrony mamy osobne strony, na przykład o grafiku pracy dla salonu urody czy grafiku 3 zmianowym dla produkcji. Wklej listę zespołu na stronie głównej i sprawdź wynik na własnych danych.