System RCP jak wybrać dla firmy i zespołu zmianowego

Wybierz system RCP, który rejestruje czas w telefonie lub na tablecie przy wejściu, łączy zapis z grafikiem, liczy nadgodziny i odpoczynek, pozwala poprawić wpis z adnotacją i eksportuje kartę czasu pracy do PDF i XLSX. Cena powinna być za zespół, a nie za każdą osobę. Resztę da się sprawdzić na własnych danych w okresie próbnym.

To kryterium decyduje, czy system w ogóle będzie używany. Terminal przy drzwiach działa tam, gdzie wszyscy wchodzą jednym wejściem. W sklepie sieciowym, na budowie czy w ochronie pracownicy są w kilku miejscach, więc potrzebny jest zapis z telefonu albo z tabletu w kasie lub recepcji. Zapytaj, ile kliknięć wymaga rozpoczęcie i zakończenie dnia i co się dzieje, gdy ktoś zapomni odbić wyjście. Dobry system zamyka otwarty wpis i zostawia ślad do wyjaśnienia, a nie kasuje godzin.

Opis rozwiązania z tabletem i telefonem znajdziesz na stronie o rejestracji czasu pracy.

System, który tylko liczy godziny, zostawia ci porównywanie ich z planem w osobnym arkuszu. Lepiej, gdy rzeczywisty czas trafia do tego samego miejsca co grafik, bo od razu widać spóźnienia, nadgodziny i dni, w których plan rozminął się z rzeczywistością. W firmach zmianowych to oszczędza najwięcej czasu, bo kierownik nie przepisuje godzin z kartki do tabeli. Jak powiązanie grafiku z ewidencją wygląda w praktyce, opisujemy na stronie o programie do ewidencji czasu pracy.

Kodeks pracy wymaga 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego. System RCP powinien ostrzegać, gdy dane z rejestracji te limity naruszają, i liczyć godziny ponad dobową lub przeciętnie tygodniową normę. Zapytaj, czy ostrzeżenie pojawia się od razu, czy dopiero w raporcie na koniec miesiąca. Przy kontroli pracodawca odpowiada za ewidencję, a nie za oprogramowanie, więc wolisz wiedzieć o problemie w trakcie miesiąca. Wymogi samej ewidencji opisuje wpis o tym, co musi zawierać ewidencja czasu pracy.

Pracownicy czasem się mylą, a kierownik musi poprawić wpis. Sprawdź, czy korekta wymaga adnotacji, kto ją zrobił i kiedy, oraz czy pracownik widzi zmianę. Dziennik zmian chroni obie strony przy sporze o godziny. System, w którym historia znika po edycji, trudno obronić przy kontroli.

Na koniec miesiąca ktoś musi policzyć wynagrodzenia. Zapytaj o gotową kartę czasu pracy każdej osoby w PDF i zestawienie zbiorcze w XLSX, z podziałem na godziny normalne, nadgodziny, urlopy i nieobecności. Jeśli eksport trzeba przerabiać ręcznie, oszczędność czasu znika. Jeśli pracownicy mają podpisywać oświadczenia lub regulamin rejestracji, wygodnie jest to zrobić przez podpis elektroniczny dokumentów dla firm, zamiast zbierać papier przy wdrożeniu.

Ewidencja czasu pracy to dane osobowe, więc zapytaj, gdzie system je przechowuje, kto ma do nich dostęp i czy uprawnienia można rozdzielić. Kierownik zmiany powinien widzieć swój zespół, a nie całą firmę, a pracownik tylko własne wpisy. Sprawdź też, czy możesz wyeksportować komplet danych, jeśli kiedyś zmienisz dostawcę. Dokumentacja pracownicza musi być dostępna przez cały okres przechowywania, nie tylko przez czas trwania abonamentu. Zasady ochrony danych w naszym systemie opisujemy na stronie o bezpieczeństwie i RODO.

Najprostszy plan ma trzy kroki. Najpierw wybierz jeden dział lub jedną lokalizację i uruchom rejestrację przez dwa tygodnie, żeby sprawdzić, czy pracownicy faktycznie odbijają się bez przypominania. Potem porównaj zapisane godziny z grafikiem i wyjaśnij rozbieżności, bo to one pokażą, gdzie proces się rwie. Dopiero na końcu dołóż kolejne działy i przekaż księgowości pierwszy eksport.

Poinformuj zespół wcześniej, po co wprowadzasz rejestrację i jakie dane są zapisywane. Pracownicy, którzy wiedzą, że system chroni ich przed sporem o nadgodziny, korzystają z niego chętniej niż ci, którzy dowiadują się o nim w dniu startu. W firmach z kilkoma obiektami, na przykład w ochronie i opiece, warto od razu ustawić osobne lokalizacje, żeby raporty nie mieszały zespołów.

Cena za osobę rośnie razem z zespołem i przy pracy sezonowej zaskakuje na fakturze. Cena za zespół daje stały rachunek w ramach limitu osób i lokalizacji. Zapytaj, czy kwota jest netto, czy brutto, czy aplikacja dla pracowników i eksporty są wliczone oraz czy dodatkowe moduły kosztują osobno.

W Zespołowo plan Zespół kosztuje 249 zł netto miesięcznie dla do 15 pracowników, plan Firma 499 zł netto dla do 50 pracowników i 5 lokalizacji, a plan Sieć 999 zł netto dla do 150 pracowników. Pełne zestawienie jest w cenniku.

1. Jak pracownik rejestruje czas w telefonie i na tablecie, ile to kliknięć?

2. Co się dzieje, gdy ktoś zapomni zakończyć dzień?

3. Czy zapis łączy się z grafikiem, czy działa osobno?

4. Czy system ostrzega o naruszeniu odpoczynku w trakcie miesiąca?

5. Czy korekty mają adnotację i historię zmian?

6. Jaki eksport dostaje księgowość i czy cena zależy od liczby osób?

Zespołowo spełnia wszystkie sześć kryteriów: rejestruje czas w telefonie i na tablecie, łączy go z grafikiem, ostrzega o odpoczynku, prowadzi dziennik zmian i eksportuje kartę czasu pracy do PDF i XLSX. Szerszy opis systemu jest na stronie system RCP, a jeśli dopiero układasz zmiany, zobacz automatyczny grafik pracy.