Ile kosztuje system RCP dla firmy i od czego zależy cena

Abonament za system RCP w chmurze to zwykle koszt rzędu kilkunastu do kilkudziesięciu złotych miesięcznie za pracownika albo stała kwota za zespół. Do tego dochodzą ewentualny terminal, wdrożenie i integracje. W Zespołowo płacisz za zespół: 249 zł netto miesięcznie do 15 pracowników, 499 zł netto do 50 i 999 zł netto do 150.

Dostawcy stosują trzy modele cen i każdy daje inny rachunek przy tej samej liczbie osób.

• Cena za pracownika miesięcznie. Rachunek rośnie z każdą zatrudnioną osobą, także sezonową, więc w firmie z rotacją płacisz za osoby, które pracują kilka tygodni.
• Cena za zespół lub plan z limitem osób. Płacisz stałą kwotę do określonego progu. Łatwiej planować budżet, a dodatkowa osoba w ramach limitu nic nie kosztuje.
• Cena za sprzęt i licencję. Terminal przy drzwiach, czytniki kart lub linii papilarnych plus opłata za oprogramowanie. Wydatek na start jest wyższy, a zmiana dostawcy oznacza wymianę urządzeń.

Przed porównaniem ofert zapisz, ile osób masz dziś, ile będziesz mieć za rok i ile osób sezonowych dochodzi w szczycie. Dopiero wtedy widać, który model jest tańszy w twojej firmie.

Weźmy dla porównania cenę 20 zł netto za pracownika miesięcznie, czyli założenie ilustracyjne, a nie oferta konkretnego dostawcy. Dla 12 osób daje to 240 zł miesięcznie, dla 40 osób 800 zł miesięcznie. Przy cenie za zespół jak w Zespołowo te same firmy płacą 249 zł netto (12 osób, plan Zespół) i 499 zł netto (40 osób, plan Firma).

Różnica rośnie z liczbą osób. Przy 40 pracownikach i cenie za osobę rachunek roczny wynosi 9 600 zł, przy planie Firma z płatnością miesięczną 5 988 zł, a przy płatności rocznej 2 988 zł netto. Własne liczby podstaw do kalkulatora w arkuszu: liczba osób razy cena za osobę razy dwanaście miesięcy, a obok roczny koszt planu zespołowego.

Cena z cennika rzadko jest całym kosztem. Zapytaj dostawcę o te pozycje, zanim podpiszesz umowę:

• czy wdrożenie i szkolenie są w cenie, czy płatne osobno,
• czy terminale lub czytniki są wymagane i ile kosztuje ich wymiana,
• czy eksport do PDF i XLSX dla księgowości jest w każdym planie,
• czy dodatkowe lokalizacje i kierownicy działów podnoszą cenę,
• czy moduł grafiku i wnioski urlopowe są w pakiecie, czy kupujesz je osobno,
• jaki jest okres wypowiedzenia i czy możesz wyeksportować dane po rezygnacji.

Dobry test to poprosić o ofertę dla twojego realnego zespołu na 12 miesięcy, razem ze wszystkimi dodatkami, i porównać ją z kosztem pracy osoby, która dziś przepisuje godziny do arkusza.

Ewidencja w arkuszu nie jest darmowa. Jeśli kierownik poświęca dwie godziny miesięcznie na przepisanie czasu pracy każdej z dziesięciu osób do raportu dla księgowości, wychodzi dwadzieścia godzin pracy kierownika. Do tego dochodzą błędy w nadgodzinach, które wychodzą dopiero przy wypłacie lub kontroli. Ewidencja jest obowiązkiem pracodawcy, więc brak rzetelnych zapisów to ryzyko kary niezależne od ceny oprogramowania. Wymogi opisuje wpis o tym, co musi zawierać ewidencja czasu pracy.

Poproś każdego dostawcę o tę samą rzecz: wycenę dla twojej liczby osób, z grafikiem, ewidencją i urlopami, na rok. Następnie sprawdź, czy system zapisuje czas w telefonie lub na tablecie, ostrzega o naruszeniu odpoczynku i eksportuje kartę czasu pracy. Pełną listę sześciu kryteriów znajdziesz w artykule system RCP, jak wybrać. Jeśli koszt godzin pracowników przekłada się u ciebie na siatkę płac, pomocne jest też narzędzie do wartościowania stanowisk i siatki płac, które porządkuje wynagrodzenia przed wdrożeniem ewidencji.

Dla małej firmy do 15 osób abonament w chmurze zwykle zaczyna się od kilkuset złotych netto miesięcznie. W Zespołowo plan Zespół kosztuje 249 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 125 zł netto za miesiąc, czyli 1 500 zł netto rocznie.

Nie zawsze. Systemy w chmurze rejestrują czas w telefonie lub na tablecie przy wejściu, więc nie potrzebujesz czytnika. Terminal ma sens tylko tam, gdzie wszyscy wchodzą jednym wejściem i nie mają telefonów.

Zależy od modelu. Przy cenie za osobę rachunek rośnie z każdym pracownikiem. Przy planie zespołowym płacisz stałą kwotę do limitu osób, a w Zespołowo limity to 15, 50 i 150 pracowników.

W Zespołowo tak. Przy płatności rocznej miesiąc kosztuje o połowę mniej niż przy płatności miesięcznej, na przykład plan Firma to 249 zł netto za miesiąc, razem 2 988 zł netto za rok.

Pełne zestawienie planów, limitów i płatności rocznej znajdziesz w cenniku. Zobacz też opis systemu RCP i rejestracji czasu pracy w Zespołowo.